Accommodations for Graduate Students

I am a graduate student with a disability, and I require accommodations. What should I do?

image of four disability symbol, wheelchair, sign language, walking with a cane and an image of a brain inside a headFirst, it’s useful to be aware of the distinction between Academic Accommodations and Workplace Accommodations. You may require one or both, and they have different administrative pathways. The latter is relevant only to students who hold, or expect to hold, CUPE 3903 work assignments as part of their funding package.

For both sorts of accommodation, you may want to initiate a conversation with your Graduate Program Director (GPD), who can be a conduit to the relevant offices, and a source of support for tailored planning of your academic and work pathway through your degree. If you are not comfortable approaching your Graduate Program Director, you may choose to follow the steps outlined below.

  1. Academic Accommodations
    Academic accommodations are meant to remove barriers faced by students with disabilities in relation to their degree expectations (courses, comprehensives, proposal and dissertation writing). Accommodations must be flexible to adapt to student needs and capacities while maintaining the academic integrity of the program and course curriculum.To arrange academic accommodations, the first step is to register with Student Accessibility Services (accessibility.students.yorku.ca/) including the submission of documentation from a health care professional confirming the nature of the disability and related functional limitations. Each student will be assigned to an Accessibility Counsellor. With the informed consent of the student, the Accessibility Counsellor will work with the student, Course Director, GPD and Faculty Supervisor as necessary to facilitate the implementation of academic accommodations to allow an equitable opportunity for student success in their academic program.
  2. Workplace Accommodations
    As part of their funding package, many students have employment in CUPE 3903 bargaining units. Ordinarily, this will come in the form of a TA or GA assignment arranged in conjunction with their program and the hiring units in which they work. Students with disabilities may need modifications to TA or GA assignments.

To begin exploring a work accommodation, you should be in contact with two offices at York:

  • CUPE 3903 (CUPE3903.equity.officer@gmail.com); You have a right to have a union representative present for all conversations surrounding a work accommodation.
  • EWB (ewb@yorku.ca); Employee Well-being in Human Resources will arrange an intake appointment and co-ordinate a Work Accommodation Plan which will involve your Graduate Program, Faculty Relations and the Hiring Unit in which you would work (Resource Faculty in which your Graduate Program sits). Employee Well-being will require the employee to provide documentation from a health care professional confirming the nature of the disability and related functional limitations.

Timing. For both types of accommodations, the more lead time the better. Incoming students are advised to contact the relevant offices well before they will begin their studies, and to be in regular contact.

Trouble-shooting. Should you encounter obstacles at any point in the procedures above, the Associate Dean, Student Affairs in the Faculty of Graduate Studies (fgsadst@yorku.ca) can help co-ordinate and follow up. Another source of support, at any point in your studies, is the Graduate Wellness Manager (gradwell@yorku.ca) with whom you can set up a consultation appointment: gradstudies.yorku.ca/current-students/wellness-services/wellness-consultations/.


Mesures d’adaptation pour les étudiants et étudiantes de cycle supérieur

Je suis un étudiant ou une étudiante de cycle supérieur en situation de handicap et j’ai besoin de mesures d’adaptation. Que devrais-je faire?

image of four disability symbol, wheelchair, sign language, walking with a cane and an image of a brain inside a headTout d’abord, il est utile de faire une distinction entre les mesures d’adaptation académiques et les mesures d’adaptation en milieu de travail. Vous pourriez avoir besoin des unes ou des autres ou des deux à la fois. Les processus administratifs sont différents dans chaque cas. En ce qui concerne les mesures d’adaptation en milieu de travail, elles s’appliquent uniquement aux étudiants qui occupent actuellement ou prévoient occuper des postes SCFP 3903 dans le cadre du financement de leurs études.

Vous souhaiterez peut-être discuter des deux types de mesures d’adaptation avec votre directeur ou directrice du programme d’études supérieures (DPES). Il ou elle vous orientera vers les bureaux appropriés. Tout au long de vos études, votre DPES sera une source de soutien pour planifier un parcours académique et professionnel adapté à vos besoins. Si vous hésitez à approcher votre DPES à ce sujet, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous.

  1. Mesures d’adaptation académiques
    Les mesures d’adaptations académiques ont pour but d’éliminer les difficultés rencontrées par les étudiants en situation de handicap par rapport aux attentes de leur diplôme (cours, examens de synthèse, rédaction d’un projet de thèse ou d’une thèse). Les mesures d’adaptation doivent être flexibles et adaptées aux besoins et aux capacités des étudiants tout en préservant l’intégrité académique du diplôme et du programme de cours. La première étape consiste à s’inscrire aux Services d’accessibilité de York: accessibility.students.yorku.ca/. Vous devrez soumettre des documents d’un professionnel de la santé pour confirmer la nature de votre handicap et vos limitations fonctionnelles. Chaque étudiant ou étudiante sera mis en rapport avec un conseiller ou une conseillère en accessibilité qui travaillera — avec le consentement éclairé et en fonction des besoins de l’étudiant ou étudiante — avec le directeur de cours, le DPES et le superviseur facultaire pour mettre en œuvre des mesures d’adaptations académiques qui donneront à l’étudiant ou étudiante une chance équitable de réussir dans son programme d’études.
  2. Mesures d’adaptation en milieu de travail
    Dans le cadre du financement de leurs études, plusieurs étudiants et étudiantes travaillent au sein d’unités de négociation du SCFP 3903. Ce sont généralement des postes d’auxiliaires d’enseignement ou d’auxiliaires de corrections dans leur programme et dans les unités de recrutement pour lesquelles ils travaillent. Les étudiants en situation de handicap peuvent avoir besoin de mesures d’adaptation dans le cadre de ces postes d’auxiliaire d’enseignement ou d’auxiliaires de corrections.

Nous vous suggérons de communiquer avec les deux bureaux suivants de York pour en savoir plus sur les mesures d’adaptation existantes:

  • SCFP 3903 (CUPE3903.equity.officer@gmail.com) - Vous avez le droit d’avoir un représentant ou une représentante de syndicat avec vous lors de toutes les conversations concernant les mesures d’adaptations en milieu de travail.
  • EWB (ewb@yorku.ca) - Ce bureau fait partie du Service des ressources humaines; il fixera un rendez-vous et préparera un plan de mesures d’adaptation en milieu de travail. Le plan fera intervenir des représentants de votre programme d’études supérieures, des affaires professorales et de l’unité qui vous embauche (la faculté de votre programme d’études supérieures). EWB exigera que l’employé fournisse les documents nécessaires provenant d’un professionnel de la santé confirmant la nature du handicap et ses limitations fonctionnelles.

Étapes. Pour les deux types de mesures d’adaptation, il vaut toujours mieux disposer d’un maximum de temps de préparation. Il est conseillé aux nouveaux étudiants et étudiantes de communiquer avec les bureaux appropriés bien avant le début de leurs études et de rester en contact régulier avec ces bureaux.

Soutien. Si vous rencontrez des difficultés durant l’une des étapes de la démarche mentionnée ci-dessus, le doyen ou la doyenne associée et le Bureau des affaires étudiantes de la Faculté des études supérieures (fgsadst@yorku.ca) peuvent vous aider durant le processus et assurer un suivi. Le ou la responsable du bien-être des étudiants de cycle supérieur de York (gradwell@yorku.ca) peut aussi vous appuyer tout au long de vos études supérieures. Pour prendre rendez-vous, visitez la page suivante: gradstudies.yorku.ca/current-students/wellness-services/wellness-consultations/.